データ取扱説明書

データ取扱説明書

FormOps AI データ取扱説明書

1. 本書の目的
本書は、狩野真秀（屋号：FormOps AI）（以下「当社」といいます。）が提供する FormOps AI において、顧客から委託を受けて取り扱うデータの区分、目的、範囲および安全管理措置を説明するための文書です。
LP、無料適合スキャン申込フォーム、お問い合わせフォームその他当社サイト自体における個人情報の取扱いは、別掲の「FormOps AI プライバシーポリシー」に定めます。
本書は、顧客側のプライバシーポリシー更新、対外説明、社内法務確認、DPA締結判断の基礎資料として用いられることを想定しています。

2. 当社サービスの位置づけ
FormOps AI は、企業サイト上の高意図フォームに対し、計測適合性判定、項目単位の摩擦分析、成果段階データ接続、文言・補助UI中心の低リスク改善運用を非同期で支援するB2B向けサービスです。

3. 役割分担
(1) 顧客
顧客は、自社サイト上の対象フォーム利用者との関係において、利用目的の通知・公表、必要な同意取得、プライバシーポリシー整備、CMP/Consent設定、外部送信表示その他必要なプライバシー対応を行う主体です。

(2) 当社
当社は、顧客から委託を受け、本サービス提供のために必要な範囲でデータを取り扱います。
ただし、顧客の担当者情報、請求先情報、商談連絡先情報等については、当社が自己の事業運営上取り扱う場合があります。

4. 取り扱うデータの区分
当社は、原則として以下の3区分でデータを取り扱います。

(1) Class A（標準）
- フォーム構造情報
- 項目到達、入力開始、入力完了、エラー、再入力、離脱、送信完了等のイベント
- 滞留時間、再入力率、エラー率等の派生特徴
- 計測信頼度算出に必要な構造・導入・同意関連情報

(2) Class B（顧客が返却する場合のみ）
- 送信完了
- 有効リード
- 営業対応対象
- Opportunity
- Won
その他、顧客が定義し返却する成果段階データ

(3) Class C（標準では非保存）
- 氏名、メールアドレス、電話番号、自由記述等のraw入力値
※Class Cは、顧客が明示的に有効化し、対象項目・目的・保持期間を指定した場合に限って取り扱います。

5. 利用目的
当社は、以下の目的でデータを取り扱います。
(1) 対象フォームの計測適合性判定
(2) 項目単位の摩擦分析およびレポート作成
(3) 成果段階データとの突合による品質連動分析
(4) 改善候補の生成
(5) 低リスク変更パックの適用、preview、rollback、kill switch運用
(6) 管理画面表示、週次レポート配信、サポート対応
(7) 障害対応、セキュリティ対応、監査対応
(8) 本サービスの改善、再発防止、運用品質向上
(9) 法令対応および正当な権利行使

6. 取得方法
当社は、主として以下の方法でデータを取得します。
(1) 顧客が設置したGTMまたはJSタグを通じたイベント取得
(2) 対象フォーム構造の解析
(3) 顧客から提供されるCSVその他の成果段階データ
(4) 顧客から提供される設定情報、導入情報、サポート問い合わせ情報

7. 同意・欠損・計測信頼度に関する説明
(1) 本サービスでは、同意状態、CMP設定、ブラウザ制限、広告ブロッカー、iframe / SPA構造、DOM変更その他の事情により、計測欠損や精度低下が起こり得ます。
(2) 当社は、欠損可能性を踏まえ、計測信頼度を表示し、分析結果の解釈に反映します。
(3) 実データの接続がない期間は、有効送信補助シグナルを補助指標として利用する場合がありますが、これは成果段階データの代替を完全に保証するものではありません。
(4) 顧客は、自社のプライバシーポリシー、外部送信表示、Cookie/同意バナー、問い合わせフォーム上の説明文その他必要な表示を、自社責任で実装するものとします。

8. raw入力値（Class C）に関する方針
(1) 当社は、標準設定ではraw入力値を保存しません。
(2) 氏名、メールアドレス、電話番号、自由記述等は、初期設定で保護対象です。
(3) 顧客がClass Cの保存を希望する場合、対象項目、利用目的、保持期間、社内承認の有無、必要な法務対応を明示していただきます。
(4) 当社は、Class C保存を常に引き受けるものではなく、高リスクと判断した場合には拒否できます。

9. 保持期間
別途の合意または設定がない限り、当社の初期設定は以下のとおりです。
- Class A：180日
- Class B：365日
- Class C：非保存（保存する場合は個別合意による）
- 監査ログ：365日

契約終了後または保持期間満了後、当社は、法令上保存が必要な場合を除き、合理的な期間内に削除または復元困難な形で廃棄します。

10. 外部委託・再委託
当社は、本サービス提供に必要な範囲で、ホスティング、監視、サポート、運用補助その他の業務を第三者へ委託する場合があります。
当社は、委託先に対し、必要かつ適切な監督を行います。
主要な再委託や外国取扱いがある場合は、DPA別紙、個別通知その他の方法で開示します。

11. 外国取扱い
当社は、メール、ホスティング、監視、分析、AI APIその他本サービス提供に必要な外部サービスの利用により、国外保存、国外アクセスまたは国外再委託が発生する場合があります。
具体的な対象国、再委託の類型、対象データ区分および講じた措置の概要は、導入時の構成に応じて、DPA別紙または個別通知で開示します。

12. 安全管理措置
当社は、データ区分とリスクに応じ、合理的な技術的・組織的安全管理措置を講じます。主な考え方は以下のとおりです。
(1) アクセス権限の制御
(2) 取扱範囲の制限
(3) 設定変更・取得クラス変更・kill switchの記録
(4) 再委託先管理
(5) 保持期間設定および削除運用
(6) インシデント対応体制
(7) 従業者への秘密保持および取扱教育

13. データ主体からの問い合わせ
対象フォーム利用者からの開示、訂正、削除、苦情その他の問い合わせについて、一次窓口は原則として顧客となります。
当社は、顧客からの合理的な要請に応じ、必要な範囲で協力します。

14. 顧客担当者情報の取扱い
当社は、顧客の担当者の氏名、所属、役職、メールアドレス、電話番号、請求先情報等を、契約締結、導入支援、サポート、請求、法務対応および営業連絡のために取り扱います。

15. 顧客が自社サイトに記載するための参考文言
以下は、顧客が自社プライバシーポリシーまたはフォーム送信前説明に追記するための参考文言です。自社の法務方針に合わせて修正してください。

（参考文言A：プライバシーポリシー追記）
当社は、問い合わせフォーム、資料請求フォーム、見積依頼フォーム、デモ依頼フォーム等の改善および品質分析のため、狩野真秀（屋号：FormOps AI）が提供する「FormOps AI」を利用することがあります。
当該サービスでは、フォーム構造情報、入力開始・入力完了・エラー・再入力・離脱・送信完了等のイベント情報、ならびに当社が返却する成果段階情報（送信完了/有効リード/営業対応対象等）を取り扱う場合があります。
原則としてフォーム入力値の生データは保存しませんが、当社が必要性を判断し、別途明示した場合に限り、一部項目の入力値を一定期間取り扱う場合があります。

（参考文言B：フォーム送信前の短文）
当社は、フォーム品質改善および送信後品質の分析のため、入力状況、エラー情報、送信完了情報等を利用する場合があります。詳細は当社プライバシーポリシーをご確認ください。

（参考文言C：同意チェックが必要と判断した場合の例）
フォーム改善および品質分析のためのデータ利用に同意します。

16. 顧客側の導入前チェック項目
顧客は、導入前に少なくとも以下を確認してください。
(1) プライバシーポリシー更新の要否
(2) 外部送信表示の要否
(3) 同意取得の要否
(4) CMP/GTM/Consent Mode設定
(5) 対象フォームの権限保有
(6) 成果段階CSV返却可否
(7) raw入力値保存の必要性
(8) 外国取扱いの有無
(9) 社内法務・情シス承認の要否

17. 問い合わせ先
提供事業者：狩野真秀（屋号：FormOps AI）
連絡先メール：contact@firstcutbid.com